10 tipov, ako znížiť náklady na tlač a spotrebu papiera v školách

V súčasnej dobe z ekonomického hľadiska sa všetky školy snažia nájsť spôsoby, ako ušetriť, bez toho, aby boli ohrozené vzdelávacie štandardy. Materiálové zdroje sú prirodzene prvým miestom, kde sa hľadajú možnosti úspory peňazí. Na jednu školu sa ročne spotrebuje až 1 milión listov papiera (nie je zahrnuté kopírovanie). Ako tomu predísť?Predstavíme Vám 10 spôsobov, ako tento problém vyriešiť!




1) Vyberajte ekonomickú tlačiareň

Je jednoduché vyberať tlačiarne na základe tvrdení výrobcov o rýchlosti a kvalite, ale ak chcete znížiť náklady, musíte zvážiť ďalšie funkcie. Najprv musíte preskúmať, aká drahá je výmena atramentových kaziet a či sú k dispozícii vysokokapacitné verzie. Štandardné kazety môžu stáť menej, pokiaľ ide o počiatočné náklady. Ale vysokokapacitné kazety vám umožnia vytlačiť viac strán a pre školy, kde bude denne vyžadované veľké množstvo tlače, môžu byť veľkokapacitné kazety aj o cca 30 % lacnejšie. Musí byť farebná alebo postačí čiernobiela tlačiareň? Tie sú nielen lacnejšie na nákup, ale tiež vám ušetria peniaze, pokiaľ ide o výmenu atramentových kaziet. Okrem toho, aká energeticky účinná je tlačiareň? Tlačiareň s nižšou spotrebou energie ušetrí vašej škole peniaze na účtoch za elektrinu. 

Ďalšie rady ohľadom výberu správnej tlačiarne pre vaše tlačové potreby nájdete v našom článku - Ako najlepšie vybrať tlačiareň domov a do kancelárie?

2) Porovnajte kvalitu papiera s kvalitou dokumentu

Silné, vysokokvalitné papiere pre atramentové a laserové tlačiarne sú skvelé, keď potrebujete urobiť dojem, ale ich každodenné používanie nie je nákladovo efektívne. Papier sa dodáva v rôznych kvalitách, obvykle od 60 g/m2 do 160 g/m2. Aj keď papier s gramážou 60 g/m2 nebude poskytovať výsledky rovnakej čistoty ako papiere vyššej triedy, je úplne postačujúci pre väčšinu každodennej tlače v školách a jeho nákup je oveľa lacnejší. Z výskumného hľadiska sa oplatí skôr prechod na 60 g/m2 namiesto 100 g/m2 na každodenné použitie, ktorý vám môže ušetriť 47 % nákladov na papier. 

3) Nastavenie prístupu k tlači

Nastavenie jednotlivých používateľských profilov na školskom počítači je super nápad, ak chcete ušetriť peniaze. Vzhľadom na to, že každý učiteľ a študent sa budú musieť prihlásiť samostatne, budú administrátori schopní identifikovať hlavných vinníkov, ktorí tlačia príliš rýchlo! V dnešnej dobe mnoho softvéru na správu, ktorý školy používajú, tiež umožňuje obmedziť množstvo, ktoré môže jednotlivec alebo skupina vytlačiť. Zvyšovanie povedomia o tom, že neobmedzené tlačové zdroje nie sú k dispozícii, zníži plytvanie, pretože všetci používatelia budú pred tlačou starostlivo kontrolovať svoje dokumenty, či nemajú chyby. Učitelia môžu tiež sledovať tlačovú aktivitu študentov tým, že povolia alebo zakážu prístup tlačiarne do určitých tried alebo jednotlivcov.

4) Vždy najprv skontrolujte náhľad tlače

Náhľad tlače je účinný a často nevyužívaný nástroj na úsporu peňazí. Ukazuje vám, ako presne bude dokument vyzerať, keď je vytlačený, takže uľahčuje výber iba častí, ktoré potrebujete vytlačiť, a nie celého dokumentu, ak ho skutočne nepotrebujete. Ak napríklad tlačíte zdrojový materiál priamo z webovej stránky, umožní vám to skontrolovať, či budete tlačiť prázdne stránky, na konci ktorých bude iba webová adresa! Umožňuje tiež určiť, či naozaj potrebujete farbu v tlačenej verzii, alebo či bude stačiť čiernobiela.

5) Zváženie digitálneho predtlače

S dnešným pokrokom v digitálnej technológii nie je spotreba papiera taká, ako tomu bolo v minulosti. Vedenie študentov k prechodu na digitálne médiá môže výrazne znížiť spotrebu papiera a náklady na tlač. Medzi spôsoby, ako to dosiahnuť, patria:

• Umožnite študentom posielať svoje správy a úlohy emailom, nie ich odovzdávať na papieri. Učitelia ho potom môžu označiť online a odoslať e-mailom späť, aby úplne vylúčili potrebu tlače
• Nové technológie, ako je cloudové úložisko, môžu byť skvelým riešením, najmä pre skupinové projekty, pretože umožňujú ukladanie a zdieľanie dokumentov medzi viacerými používateľmi online. Všetci používatelia s oprávnením potom môžu upravovať dokumenty na svojich počítačoch bez nutnosti použitia papiera

6) Tlačte obojstranne

Takmer všetky dnešné tlačiarne majú nastavenie Duplex, ktoré umožňuje tlač na obe strany papiera. Aj keď to nebude vhodné pre všetky dokumenty, ako sú listy, na každodennú tlač v triede je to jednoduchý a efektívny spôsob, ako ušetriť peniaze, pretože ak sa použije pre väčšinu dokumentov, môže znížiť vaše náklady na papier takmer o 50 %. Nastavenie všetkých tlačiarní na Duplex ako predvolené nastavenie je jednoduché a nebude trvať dlho a môže vašej škole ušetriť veľa peňazí. Oplatí sa tiež ušetriť papier, ktorý bol predtým vytlačený na jednej strane a už nie je potrebný, pretože rub možno použiť ako papier na listy.

7) Tlačte viac strán na list

Väčšina softvérových balíkov vrátane Microsoft Word a Adobe Acrobat má nastavenie, ktoré umožňuje umiestniť dve alebo dokonca štyri strany textu na jeden list papiera. Aktivácia tohto nastavenia môže zdvojnásobiť úsporu tlače alebo viac, pričom text bude stále čitateľný. Ak v triede používate veľa snímok z aplikácie PowerPoint a tlačíte ich ako materiály pre žiakov, vyberte možnosť - chcem tlačiť ako podklady namiesto snímok. Tým sa automaticky vytlačí šesť snímok na stránku namiesto jednej. Táto jednoduchá zmena v kombinácii s obojstrannou tlačou môže viesť až k 92 % úspore spotreby papiera.

8) Zmenšite veľkosť písma

Zmenšenie veľkosti písma, ktoré používate pre dokumenty, je veľmi jednoduchý spôsob, ako ušetriť vaše školské peniaze, pretože prirodzene, čím menšie písmo, tým menej papiera a atramentu spotrebuje. Prechod z dvanásťbodového písma na desať spôsobí prekvapivý rozdiel, a pritom bude stále dokonale čitateľný. Tiež stojí za zváženie, aké písmo používate ako predvolené. Niektoré písma kvôli svojej hrúbke spotrebujú viac atramentu a papiera než iné. Najekonomickejšie písmo je Times New Roman, ktoré v priemere produkuje o 44 % viac výtlačkov z atramentovej kazety než Verdana. Century Gothic tiež dopadol dobre, používa menej atramentu ako Times New Roman, ale jeho široké písmená znamenajú, že používa viac papiera, takže celkovo bol Times New Roman najlepšou voľbou.


9) Tlač v režime koncept

Nastavenie tlačiarne na koncept ako predvolené nastavenie výrazne zníži spotrebu atramentu bez toho, aby sa výrazne zhoršil vzhľad základných dokumentov. Automaticky znižuje rozlíšenie, pri ktorom tlačí dokumenty, na 300 dpi, čo je úplne postačujúce na každodennú tlač v triede. Názov sa u jednotlivých výrobcov líši – môže sa volať „Úspora tonera“ alebo „Úspora“, ale zvyčajne ho nájdete na karte „Papier/Kvalita“ v časti „Vlastnosti“ v nastaveniach tlačiarne. Ďalší bonus pri tlači konceptu je, že môže tiež zvýšiť rýchlosť tlače!


10) Tlačte čiernobielo

Potrebujete Váš dokument naozaj vytlačený farebne, alebo vám postačí čiernobiely? Farebná tlač môže stáť až 10-krát viac ako čiernobiela, pretože farebné kazety sú drahšie ako čierne. Ak chcete ušetriť maximálne množstvo peňazí, oplatí sa nastaviť tlačiareň tak, aby tlačila všetko čiernobielo.


Denisa z CDRmarket.