10 tipov na zníženie nákladov na tlač a spotreby papiera v školách

V súčasnej ekonomickej situácii sa všetky školy snažia nájsť spôsoby, ako ušetriť peniaze bez toho, aby sa znížili vzdelávacie štandardy. Materiálne zdroje sú prirodzene prvým miestom, kde sa hľadajú spôsoby, ako ušetriť peniaze. Na jednu školu sa ročne spotrebuje až 1 milión listov papiera (bez kopírovania). Ako sa tomu vyhnúť? Tu je 10 spôsobov, ako tento problém vyriešiť!

1) Vyberte si úspornú tlačiareň

Je ľahké vyberať tlačiarne na základe tvrdení výrobcov o rýchlosti a kvalite, ale ak chcete znížiť náklady, musíte zvážiť aj ďalšie funkcie. Najprv si musíte zistiť, ako drahá je výmena atramentových kaziet a či sú k dispozícii veľkokapacitné verzie. Štandardné kazety môžu stáť menej, pokiaľ ide o počiatočné náklady. Veľkokapacitné kazety vám však umožnia vytlačiť viac strán a pre školy, kde sa denne vyžaduje veľa tlače, môžu byť veľkokapacitné kazety približne o 30 % lacnejšie. Musí byť farebná, alebo stačí čiernobiela tlačiareň? Ich kúpa je nielen lacnejšia, ale ušetríte aj peniaze pri výmene atramentových kaziet. Okrem toho, aká je energetická účinnosť tlačiarne? Tlačiareň s nižšou spotrebou energie ušetrí vašej škole peniaze na účtoch za elektrinu. 

Ďalšie rady týkajúce sa výberu správnej tlačiarne pre vaše potreby nájdete v našom článku - Ako si najlepšie vybrať tlačiareň pre domácnosť a kanceláriu?

2) Porovnanie kvality papiera s kvalitou dokumentu

Silné a kvalitné papiere pre atramentové a laserové tlačiarne sú skvelé, keď potrebujete urobiť dojem, ale ich každodenné používanie nie je nákladovo efektívne. Papier sa dodáva v rôznych gramážach, zvyčajne od 60 g/m² do 160 g/m². Hoci papier s gramážou 60 g/m² neposkytuje také čisté výsledky ako papier vyššej triedy, je úplne postačujúci na väčšinu každodennej tlače v školách a jeho nákup je oveľa lacnejší. Z výskumného hľadiska sa pri každodennom používaní oplatí prejsť na papier s gramážou 60 g/m2 namiesto 100 g/m2, čím môžete ušetriť 47 % nákladov na papier. 

 

3) Nastavenie prístupu k tlači

Ak chcete ušetriť peniaze, nastavenie individuálnych používateľských profilov na školskom počítači je skvelý nápad. Keďže každý učiteľ a študent sa bude musieť prihlásiť individuálne, administrátori budú môcť identifikovať hlavných vinníkov, ktorí tlačia príliš rýchlo! V súčasnosti mnohé softvéry na správu, ktoré školy používajú, umožňujú obmedziť množstvo tlače, ktoré môže jednotlivec alebo skupina vytlačiť. Zvýšenie povedomia o tom, že nie sú k dispozícii neobmedzené zdroje tlače, zníži množstvo odpadu, pretože všetci používatelia pred tlačou dôkladne skontrolujú, či v dokumentoch nie sú chyby. Učitelia môžu tiež monitorovať tlačovú aktivitu študentov povolením alebo zakázaním prístupu k tlačiarni určitým triedam alebo jednotlivcom.

4) Vždy najprv skontrolujte náhľad tlače

Náhľad tlače je účinný a často nepoužívaný nástroj na úsporu peňazí. Ukazuje vám, ako presne bude dokument vyzerať po vytlačení, čo uľahčuje výber len tých častí, ktoré potrebujete vytlačiť, a nie celého dokumentu, pokiaľ ho skutočne nepotrebujete. Ak napríklad tlačíte zdrojový materiál priamo z webovej stránky, umožňuje vám skontrolovať, či budete tlačiť prázdne stránky len s webovou adresou na konci! Umožňuje tiež určiť, či naozaj potrebujete farebnú verziu, alebo vám postačí čiernobiela.

 

5) Zohľadnenie digitálneho predtlače

S dnešným pokrokom v oblasti digitálnych technológií už spotreba papiera nie je taká ako v minulosti. Vedenie študentov k prechodu na digitálne médiá môže výrazne znížiť spotrebu papiera a náklady na tlač. Medzi spôsoby, ako to dosiahnuť, patria:

• Umožnite študentom posielať svoje správy a úlohy e-mailom namiesto toho, aby ich predkladali v papierovej podobe. Učitelia ho potom môžu označiť online a poslať späť e-mailom, čím sa úplne eliminuje potreba tlače.
• Nové technológie, ako napríklad cloudové úložisko, môžu byť skvelým riešením najmä pre skupinové projekty, pretože umožňujú ukladať dokumenty a zdieľať ich medzi viacerými používateľmi online. Všetci oprávnení používatelia môžu potom upravovať dokumenty na svojich počítačoch bez potreby papierovej formy.

 

6) Tlačte obojstranne

Takmer všetky dnešné tlačiarne majú nastavenie obojstrannej tlače, ktoré umožňuje tlačiť na obe strany papiera. Hoci to nie je vhodné pre všetky dokumenty, ako sú listy, pre každodennú tlač v triede je to jednoduchý a účinný spôsob, ako ušetriť peniaze, pretože pri použití pre väčšinu dokumentov môže znížiť náklady na papier takmer o 50 %. Nastavenie všetkých tlačiarní na duplex ako predvolené nastavenie je jednoduché, netrvá dlho a môže vašej škole ušetriť veľa peňazí. Takisto sa oplatí uschovať papier, ktorý bol predtým jednostranne potlačený a už ho nepotrebujete, pretože rubovú stranu môžete použiť ako listový papier.

7) Tlač viacerých strán na jeden list

Väčšina softvérových balíkov vrátane programov Microsoft Word a Adobe Acrobat má nastavenie, ktoré umožňuje umiestniť dve alebo dokonca štyri strany textu na jeden list papiera. Aktiváciou tohto nastavenia môžete ušetriť dvojnásobok alebo viac, pričom text zostane čitateľný. Ak v triede používate veľa prezentácií programu PowerPoint a tlačíte ich ako materiály pre študentov, vyberte možnosť - Chcem tlačiť ako materiály namiesto prezentácií. Tým sa automaticky vytlačí šesť snímok na stránku namiesto jednej. Táto jednoduchá zmena v kombinácii s obojstrannou tlačou môže priniesť až 92% úsporu spotreby papiera.

8) Zmenšenie veľkosti písma

Zmenšenie veľkosti písma, ktoré používate v dokumentoch, je veľmi jednoduchý spôsob, ako ušetriť peniaze školy, pretože čím menšie je písmo, tým menej papiera a atramentu sa spotrebuje. Prechod z dvanásťbodového písma na desaťbodové prinesie prekvapivý rozdiel, pričom je stále dokonale čitateľné. Stojí za to zvážiť aj to, aké písmo používate ako predvolené. Niektoré písma spotrebujú viac atramentu a papiera ako iné, pretože majú väčšiu hrúbku. Najúspornejším písmom je Times New Roman, ktoré v priemere produkuje o 44 % viac výtlačkov na jednu atramentovú kazetu ako Verdana. Century Gothic tiež vyšiel dobre, spotreboval menej atramentu ako Times New Roman, ale jeho široké písmená znamenajú, že spotrebuje viac papiera, takže celkovo bol Times New Roman najlepšou voľbou.

9) Tlač v režime návrhu

Nastavenie tlačiarní na koncept ako predvolené nastavenie výrazne zníži spotrebu atramentu bez toho, aby sa výrazne znížil vzhľad podkladových dokumentov. Automaticky znižuje rozlíšenie, v ktorom tlačí dokumenty, na 300 dpi, čo je úplne postačujúce na každodennú tlač v triede. Názov sa u jednotlivých výrobcov líši - môže sa nazývať "Toner Saver" alebo "Saver", ale zvyčajne ho nájdete na karte "Paper/Quality" v časti "Properties" (Vlastnosti) v nastaveniach tlačiarne. Ďalším bonusom konceptuálnej tlače je, že môže zvýšiť rýchlosť tlače!

10) Tlačte čiernobielo

Naozaj potrebujete dokument vytlačiť farebne, alebo vám postačí čiernobiela tlač? Farebná tlač môže byť až 10-krát drahšia ako čiernobiela, pretože farebné kazety sú drahšie ako čierne. Ak chcete ušetriť čo najviac peňazí, oplatí sa nastaviť tlačiareň tak, aby všetko tlačila čiernobielo.