8 tipov, ako vo firme ušetriť za tlač

Drvivej väčšine firiem sa nedá uprieť úprimná snaha o efektívne znižovanie nákladov na tlač. Úspory však neraz nezodpovedajú vynaloženému úsiliu a napriek porovnateľným podmienkam spoločnosti dosahujú diametrálne odlišné výsledky. V čom teda robia niektoré firmy chybu, alebo presnejšie povedané, ako vo firme ušetriť za tlač?

Spoločnosti si veľmi dobre uvedomujú, že tonery, atramentové cartridge, kancelársky papier, energie na prevádzku zariadení, servis tlačiarní či archivovanie alebo naopak likvidácia papiera ich ročne stoja nemalé finančné prostriedky, ktoré by mohli investovať oveľa zmysluplnejšie. Niet teda divu, že firmy sa pokúšajú dosiahnuť úsporu prijímaním rozličných opatrení, vrátene motivovania svojich zamestnancov. Ako sa však ukázalo, dobré slovo a rôzne motivačné letáčiky pri znižovaní nákladov na tlač nemali prakticky žiadny pozitívny efekt.

O niečo úspešnejšie boli firmy, ktoré sa nespoliehali iba na svojich zamestnancov a do boja nasadili softvér pre „bezpapierové kancelárie“, ktorý nahradil papierovú evidenciu dokumentov a umožnil zamestnancom pristupovať k dokumentom odkiaľkoľvek. Ani bezpapierové kancelárie však na počudovanie nie sú zárukou úspechu, pretože najviac peňazí ušetrili spoločnosti, ktoré postupovali ráznejšie a prijali sériu opatrení. My sme spomedzi nich vybrali tie najefektívnejšie, ktoré sa dajú aplikovať v akejkoľvek firme. 

1. Malé neefektívne tlačiarne nahraďte jednou centrálnou

Receptom na znižovanie nákladov na tlač môže byť výmena starších tlačiarní s vysokou cenou spotrebného materiálu za modernejšie, úsporné tlačiarne. Viacero tlačiarní však stále znamená viac spotrebného materiálu a preto bude ideálne mať jednu centrálnu tlačiareň a tlačiť cez počítačovú sieť. Ak tlačiareň navyše umiestnite k zamestnancovi, ktorý ju má na starosti, o úsporu máte postarané.

2. Monitorujte zadávané tlačové úlohy

Moderné tlačiarne dokážu zvýšiť šetrenie tým, že monitorujú, čo konkrétni používatelia alebo jednotlivé oddelenia tlačia a v prípade potreby im môžu povoliť len schválený typ tlače. Ak okrem toho zamestnancom oznámite, že sa takéto monitorovanie chystáte vykonávať v pravidelných intervaloch, môžeme sa staviť, že náklady na tlač sa znížia až o niekoľko desiatok percent.

3. Eliminujte omyly, firmu môžu stáť oveľa viac ako si myslíte

Mýliť sa je ľudské a nikto z nás nie je dokonalý, no na omyly sa treba pozrieť aj z druhej, finančnej stránky. Ak napríklad chcete vytlačiť iba jednu stranu z 15 stranového dokumentu, ale pomýlite sa pričom vytlačíte celý dokument, zbytočne ste zo 14 listov kancelárskeho papiera urobili tzv. šmiráky. Vo väčších firmách môžu takéto omyly dosahovať tisícky stránok, ktoré neúčelne zvyšujú spotrebu kancelárskeho papiera i tonera.

4. Okrem omylov riešte aj zábudlivosť

Keď sme vyššie spomenuli ľudskú omylnosť, uvedomili sme si, že bude vhodné spomenúť tiež zábudlivosť. V dôsledku stresu a vysokého pracovného nasadenia totiž môžu zamestnanci zabudnúť na to, že dokumenty už raz vytlačili. Riešením môže byť odosielanie tlačových úloh na server, kde čakajú v rade a až v momente, keď zamestnanci prídu k tlačiarni a potvrdia tlač stlačením tlačidla sa úloha vytlačí.

5. Písmo a okraje sú zdanlivo zanedbateľné detaily, ale efektívne

K jednoduchým, no osvedčeným metódam na znižovanie nákladov na tlač patrí zmenšenie písma. Ak nastavenie písma pôjde ruka v ruke s nastavením okrajov, môžete počítať s celkom zaujímavou finančnou úsporou. Pri písme však ešte chvíľu ostaneme.

6. Bez povšimnutia nenechajte typ písma

Budete možno prekvapení, ale už dva obyčajné kliky myškou postačia na to, aby ste šetrili tonerom alebo atramentom. Medzi najúspornejšie fonty písma patria Century Gothic, Calibri alebo Garamond, naopak Arial alebo Tahoma vyčerpávajú náplne tlačiarní najviac.

7. Šetrite s kancelárskym papierom

Ak premýšľate ako vo firme ušetriť za tlač, vašej pozornosti by nemala ujsť gramáž kancelárskeho papiera. Na bežné tlačové úlohy, používajte klasický kancelársky papier s nižšou gramážou, pri špeciálnych príležitostiach (tlač reprezentatívnych materiálov atď.) siahnite po drahšom papieri s vyššou gramážou.

8. Duplexná tlač musí byť samozrejmosťou

V zozname tipov prirodzene nemôže chýbať duplexná alebo ak chcete obojstranná tlač dokumentov, s ktorou sa podľa skúseností renomovaných firiem dá dosiahnuť až 40 % úspora nákladov na papier. Pri snahách o šetrenie stojí za zváženie tiež čierno-biela tlač alebo tlač v nižšej kvalite.

• TIP: Ideálny kancelársky papier do kancelárie