Ako urobiť prvý krok k bezpapierovej kancelárii?

Máte aj vy pocit, že sa vo firme hromadia papiere rýchlejšie, než ich stíhate triediť? Faktúry v šanónoch, zmluvy v zásuvkách, dodacie listy na stole a dôležité dokumenty, ktoré nikto nevie nájsť práve vo chvíli, keď ich potrebujete? Práve preto čoraz viac firiem prechádza na bezpapierovú kanceláriu. Digitalizácia dokumentov dnes nie je zložitá ani drahá a dokáže ušetriť prekvapivo veľa času aj priestoru.

Čo všetko dnes nemusíte riešiť na papieri?

Mnohé firmy si pod pojmom bezpapierová kancelária predstavia iba skenovanie faktúr. V skutočnosti je možné digitalizovať oveľa viac procesov, než by sa na prvý pohľad mohlo zdať.

• Faktúry a zmluvy – elektronický archív je prehľadnejší ako plné šanóny
• Dodacie listy a objednávky – jednoduché ukladanie a rýchle vyhľadávanie
• Odovzdávacie protokoly – podpis priamo na tablete alebo telefóne
• Návody a interné postupy – namiesto vytlačených zložiek stačí QR kód
• Evidencia majetku – počítače, tlačiarne alebo náradie je možné označiť štítkom
• Archivácia dokumentov – menej papiera a viac priestoru v kancelárii

Bezpapierová kancelária začína pri dokumentoch

Prvým krokom je previesť papierové dokumenty do elektronickej podoby. Faktúry, zmluvy, objednávky, ponuky alebo personálna dokumentácia môžu byť počas niekoľkých sekúnd naskenované pomocou dokumentového skenera a bezpečne uložené do počítača alebo firemného systému.

Vďaka digitalizácii dokumentov odpadá zdĺhavé hľadanie v archívoch a potrebné informácie máte k dispozícii prakticky okamžite. Moderné dokumentové skenery navyše zvládajú obojstranné skenovanie, automatické podávanie dokumentov aj rýchlu archiváciu väčšieho množstva papierov.

Jeden QR kód môže nahradiť celý šanón

Znie to prehnane? V skutočnosti stačí nalepiť QR kód na šanón, krabicu alebo regál a po jeho načítaní sa zamestnanec dostane priamo k dokumentom uloženým v systéme.

• návody k zariadeniam
• servisná dokumentácia
• záručné listy
• bezpečnostné pokyny
• fotodokumentácia
• interné firemné dokumenty

Namiesto hľadania papierov tak stačí vytiahnuť telefón a počas niekoľkých sekúnd máte všetko po ruke. Práve podobné jednoduché riešenia často prinášajú najväčšiu úsporu času.

Poriadok, ktorý šetrí čas

Bezpapierová kancelária nie je len o skenovaní. Dôležitá je aj organizácia dokumentov, zložiek, archívov a skladových priestorov.

Mnohé firmy preto využívajú tlačiarne štítkov, ktoré umožňujú rýchle a profesionálne označenie:

• šanónov a archívnych boxov
• regálov a skladových pozícií
• firemného majetku
• techniky a príslušenstva
• zásuviek a úložných priestorov

Jednoduchý štítok často ušetrí viac času, než si väčšina ľudí uvedomuje.

Keď potrebujete nájsť dokument počas niekoľkých sekúnd

Vo firmách sa čoraz častejšie využívajú QR kódy a čiarové kódy. Dokumenty, majetok alebo skladové zásoby je možné jednoducho evidovať a následne vyhľadať počas niekoľkých okamihov.

V spojení s čítačkami čiarových kódov získate rýchly a efektívny systém evidencie bez zdĺhavého prepisovania údajov.

Toto riešenie nachádza využitie nielen v skladoch a logistike, ale aj v kanceláriách, účtovných oddeleniach, archívoch alebo výrobných firmách.

Malá zmena, veľký rozdiel

Prechod na bezpapierovú kanceláriu nemusí prebehnúť počas jedného dňa. Mnohé firmy začínajú postupne:

• digitalizáciou nových dokumentov
• zavedením elektronickej archivácie
• označením dokumentov a majetku štítkami
• využívaním QR kódov a čiarových kódov
• obmedzením zbytočnej tlače

Ak chcete získať väčší prehľad nad dokumentmi, skladom aj firemnou administratívou, môžu vám pomôcť aj samolepiace etikety, ktoré nájdu využitie takmer v každej kancelárii aj v sklade.

Bezpapierová kancelária nie je len moderný trend. Je to praktický spôsob, ako zjednodušiť každodennú prácu, zrýchliť vyhľadávanie dokumentov a zbaviť sa zbytočného papierového chaosu. Čím skôr začnete, tým skôr pocítite rozdiel.

Bára z CDRmarketu