Kedy je potrebná do kancelárie skartovačka?

Komfortná komunikácia s ľuďmi naprieč celým svetom a obrovská databáza dostupných dát sú iba drobným čriepkom z pestrej mozaiky výhod súčasnosti. Existujú ale aj isté negatíva. Digitálna doba praje rafinovaným útokom na platobné karty, online banking alebo na databázy s citlivými údajmi. Našťastie spomínané bezpečnostné riziká sa dajú pomerne jednoducho eliminovať, pričom do veľkej miery môžete o bezpečnosti svojich dát rozhodnúť aj Vy sami.

Veľké spoločnosti, ale aj stredné alebo dokonca malé rodinné firmy, nezabúdajú investovať do bezpečnosti firemných notebookov a stolných počítačov. Tešiť nás však môže fakt, že podobnú pozornosť firmy začínajú venovať aj bezpečnosti tlačiarní, ktoré boli v minulosti chránené iba minimálne. Tlačiarne sa preto tiež stávali častým terčom kyberútokov.

Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679, známe pod skratkou GDPR (General Data Protection Regulation), zvýšilo požiadavky na ochranu citlivých informácií. Preto sa ochrana dôverných informácií uložených v počítačoch alebo v tlačiarňach stala pre firmy ešte vyššou prioritou. Ochrana údajov by však nebola úplne kompletná, keby ste rovnakú pozornosť nevenovali informáciám nachádzajúcim sa na papieri. A tých je v každej firme, napriek silnej digitalizácii, určite viac než dosť.

Riešenie ponúka skartovačka

Každá spoločnosť pracuje s citlivými informáciami, ktoré by rozhodne nemali skončiť v nesprávnych rukách alebo u konkurencie.Môžeme spomenúť účtovníctvo, kópie obchodných zmlúv, cenové ponuky, pracovné zmluvy a množstvo iných osobných či obchodných údajov týkajúcich sa Vás, Vašich klientov, obchodných partnerov alebo zamestnancov.

Bolo by pritom veľmi naivné myslieť si, že také dôverné informácie nevyžadujú primerané zaobchádzanie. Samozrejme, že vyžadujú, a to od začiatku ich archivovania až po úplný koniec. Pokiaľ sa teda raz rozhodnete zlikvidovať ich, určite nie je dobré riešiť to roztrhaním na pár kusov a vyhodením do odpadkov. Ideálnym spôsobom je skartovačka, ktorá papier rozseká na stovky drobných kúskov. Môžete si byť istí, že tie už nedokáže dať dokopy nikto, takže únik citlivých informácií neprichádza do úvahy.

Skartovať možno nielen papier

Skartovačky, podobne ako mnohé iné zariadenia kancelárskej techniky, disponujú variabilitou, ktorá ponúka široké možnosti. V praxi sa tak napríklad môžete rozhodnúť pre atramentové alebo laserové tlačiarne, a v prípade skartovačky vôbec nemusíte zostať iba pri skartovaní jednotlivých listov papiera. Moderné skartovačky totiž dokážu oveľa viac. Vďaka niektorým modelom si ľavou zadnou poradíte s roztrhaním CD diskov, kreditných kariet alebo aj diskiet. Problémom pre skartovačku nebudú ani kancelárske doklady spojené zošívačkou alebo sponou.

Z pohľadu zákazníka môže výber skartovačky do kancelárie výrazne ovplyvňovať stupeň ochrany, ktorý toto zariadenie dokáže poskytnúť. To znamená, že skartovačku si musíte vyberať podľa toho, na aké veľké časti dokáže počas skartovania rozsekať doklady s citlivými informáciami. Iný stupeň utajenia si logicky budú vyžadovať armádne alebo vládne doklady, iný zas firemné. Aby ste sa v tejto téme lepšie zorientovali, ponúkneme Vám stručný prehľad stupňov utajenia.

O vhodnosti skartovačky môže rozhodnúť norma

Vo všeobecnosti sa likvidácia dátových nosičov vrátane papiera riadi normou DIN 66399. V norme DIN 66399 je definovaných 7 stupňov utajenia pre rôzne klasifikácie materiálu (P-1 až P-7). V rámci stupňov utajenia sa potom, ako sme už naznačili, rozlišuje podľa veľkosti častíc a možnosti rekonštrukcie skartovaného materiálu. Podľa stupňa utajenia, resp. podľa veľkosti častíc teda zistíte, aký skartovač je vhodný pre Vaše potreby. Na záver už len dodáme, že čím vyšší stupeň utajenia, tým vyššia úroveň zabezpečenia a menšia veľkosť skartovaných častíc papiera.

Stupeň ochrany P-1

Odporúčaný pre bežné dokumenty bez citlivých údajov. Rekonštrukcia skartovaných údajov je možná aj bez odborných znalostí, ale je časovo náročná. Plocha častíc skartovaného papiera môže byť max. 2 000 mm² alebo šírka pásikov môže mať max. 12 mm. Dĺžka pásikov je neobmedzená.

Stupeň ochrany P-2

Vhodný pre základné doklady s niektorými menej chránenými údajmi (napr. adresa). Rekonštrukcia skartovaných údajov je možná iba s použitím pomocných prostriedkov, stále je však časovo náročná. Plocha častíc skartovaného papiera môže byť max. 800 mm² alebo šírka pásikov môže mať max. 6 mm, dĺžka pásikov je neobmedzená.

Stupeň ochrany P-3

Ideálne pre interné doklady s citlivejšími informáciami. Rekonštrukcia údajov by si vyžadovala veľa námahy a finančných prostriedkov. Plocha častíc skartovaného papiera môže byť max. 320 mm² alebo šírka pásikov môže mať max. 2 mm. Dĺžka pásikov je neobmedzená.

Stupeň ochrany P-4

Určený pre dôverné doklady (napr. bankové výpisy). Rekonštrukcia skartovaných údajov by si vyžadovala použitie zariadení, ktorými môžu disponovať špeciálne zložky. Plocha častíc skartovaného papiera môže byť max. 160 mm² alebo šírka pásikov môže mať max. 6 mm.

Stupeň ochrany P-5

Vhodný pre dôverné a strategické doklady. Rekonštrukcia skartovaných údajov je veľmi nepravdepodobná. Plocha častíc skartovaného papiera môže byť max. 30 mm² alebo šírka pásikov môže mať max. 2 mm.

Stupeň ochrany P-6

Používaný pri utajovaných dokumentoch s vysokým stupňom ochrany (vhodný pre bezpečnostné zložky, právnické a firemné doklady s najvyššou prioritou).

Rekonštrukcia skartovaných údajov vylúčená. Plocha častíc skartovaného papiera môže byť max. 10 mm² a šírka pásikov môže mať max. 1 mm.

Stupeň ochrany P-7

Najvyšší štandard utajenia vhodný pre doklady s prísne tajnými informáciami. Rekonštrukcia skartovaných dokladov neprichádza do úvahy. Plocha častíc skartovaného papiera môže byť max. 5 mm² a šírka pásikov môže mať max. 1 mm.