8 tipov, ako vo firme ušetriť za tlač

Drvivej väčšine firiem sa nedá uprieť úprimná snaha o efektívne znižovanie nákladov na tlač. Úspory však neraz nezodpovedajú vynaloženému úsiliu a napriek porovnateľným podmienkam spoločnosti dosahujú diametrálne odlišné výsledky. V čom teda robia niektoré firmy chybu, alebo presnejšie povedané, ako vo firme ušetriť za tlač?

Firmy si veľmi dobre uvedomujú, že tonery, atramentové cartridge, kancelársky papier, energie na prevádzku zariadení, servis tlačiarní či archivovanie alebo naopak likvidácia papiera ich ročne stoja nemalé finančné prostriedky, ktoré by mohli investovať oveľa zmysluplnejšie. Nie je teda divu, že sa firmy pokúšajú dosiahnuť úspory prijímaním rôznych opatrení vrátane motivácie svojich zamestnancov. Ako sa však ukázalo, dobré slovo a rôzne motivačné letáky pri znižovaní nákladov na tlač nemajú prakticky žiadny pozitívny efekt.

O niečo úspešnejšie boli firmy, ktoré sa nespoliehali iba na svojich zamestnancov a do boja nasadili softvér pre „bezpapierové kancelárie“, ktorý nahradil papierovú evidenciu dokumentov a umožnil zamestnancom pristupovať k dokumentom odkiaľkoľvek. Ani bezpapierové kancelárie ale prekvapivo nie sú zárukou úspechu, pretože najviac peňazí ušetrili spoločnosti, ktoré postupovali ráznejšie a prijali celý rad opatrení. My sme z nich vybrali tie najefektívnejšie, ktoré sa dajú aplikovať v akejkoľvek firme.

1. Malé neefektívne tlačiarne nahraďte jednou centrálnou

Receptom na znižovanie nákladov na tlač môže byť výmena starších tlačiarní s vysokou cenou spotrebného materiálu za modernejšie, úsporné tlačiarne. Rad tlačiarní však stále znamená viac spotrebného materiálu, preto bude ideálne mať jednu centrálnu tlačiareň a tlačiť cez počítačovú sieť. Ak navyše tlačiareň umiestnite k zamestnancovi, ktorý ju má na starosti, o úsporu máte postarané.

2. Monitorujte zadávané tlačové úlohy

Moderné tlačiarne dokážu zvýšiť úsporu tým, že monitorujú, čo konkrétni používatelia alebo jednotlivé oddelenia tlačia, a v prípade potreby im môžu povoliť iba schválený typ tlače. Ak navyše zamestnancom oznámite, že takéto monitorovanie plánujete vykonávať v pravidelných intervaloch, môžeme sa staviť, že náklady na tlač sa znížia až o niekoľko desiatok percent.

3. Eliminujte omyly, firmu môžu stáť oveľa viac, než si myslíte

Mýliť sa je ľudské a nikto z nás nie je dokonalý, ale na omyly je potrebné sa pozrieť aj z druhej, finančnej stránky. Ak napríklad chcete vytlačiť iba jednu stranu z 15-stranového dokumentu, ale pomýlite sa a vytlačíte celý dokument, zbytočne ste zo 14 listov kancelárskeho papiera urobili tzv. sliedič Vo väčších firmách môžu takéto omyly dosahovať tisíce strán, ktoré neúčelne zvyšujú spotrebu kancelárskeho papiera aj tonera.

4. Okrem omylov riešte aj zábudlivosť

Keď sme vyššie spomenuli ľudskú omylnosť, uvedomili sme si, že bude vhodné spomenúť aj zábudlivosť.

V dôsledku stresu a vysokého pracovného nasadenia totiž môžu zamestnanci zabudnúť na to, že si dané dokumenty už raz vytlačili. Riešením môže byť odosielanie tlačových úloh na server, kde čakajú v rade. Úloha sa vytlačí až v momente, keď zamestnanci prídu k tlačiarni a potvrdia tlač stlačením tlačidla.

5. Písmo a okraje sú zdanlivo zanedbateľné detaily, ale efektívne

K jednoduchým, ale osvedčeným metódam na znižovanie nákladov na tlač patrí zmenšenie písma. Ak nastavenie písma pôjde ruka v ruke s nastavením okrajov, môžete počítať s celkom zaujímavou finančnou úsporou. Pri písme ale ešte chvíľu zostaneme.

6. Bez povšimnutia nenechajte typ písma

Možno budete prekvapení, ale už dve obyčajné kliknutia myšou stačia na to, aby ste šetrili toner alebo atrament. Medzi najúspornejšie fonty písma patria Century Gothic, Calibri alebo Garamond, naopak Arial alebo Tahoma vyčerpávajú náplne tlačiarní najviac.

7. Šetrite kancelársky papier

Ak premýšľate nad tým, ako vo firme ušetriť za tlač, vašej pozornosti by nemala ujsť gramáž kancelárskeho papiera. Na bežné tlačové úlohy použite klasický kancelársky papier s nižšou gramážou, pri špeciálnych príležitostiach (tlač reprezentatívnych materiálov atď.) siahnite po drahšom papieri s vyššou gramážou.

8. Duplexná tlač musí byť samozrejmosťou

V zozname tipov prirodzene nemôže chýbať duplexná, alebo ak chcete obojstranná tlač dokumentov, s ktorou sa podľa skúseností renomovaných firiem dá dosiahnuť až 40 % úspora nákladov na papier. Pri snahách o šetrenie stojí za zváženie aj čiernobiela tlač alebo tlač v nižšej kvalite.

• TIP: Ideálny kancelársky papier do kancelárie